Beispiel für eine Ausschreibung zur Webentwicklung
Eine ausgefüllte Ausschreibung, mit der Sie von mehreren Webdienstleistern Angebote erhalten, die sich Zeile für Zeile vergleichen lassen.
1 Überblick
Eine Ausschreibung zur Webentwicklung geht gleichzeitig an mehrere Dienstleister und stellt allen dieselbe Aufgabe. Ihr Zweck ist die Vergleichbarkeit: Wenn alle Anbieter dieselbe Ausgangslage, denselben Leistungsumfang und dieselbe Gliederung für ihr Angebot bekommen, sehen Sie beim Nebeneinanderlegen, worin sich die Angebote tatsächlich unterscheiden. Ohne diese Vorgaben vergleichen Sie am Ende Präsentationen und nicht Leistungen.
Der Aufwand lohnt sich, wenn das Projekt so groß ist, dass eine Fehlentscheidung teuer wird, und wenn Sie drei bis fünf Anbieter anfragen wollen. Für einen kleinen Auftrag an einen bekannten Dienstleister reicht ein kurzes Briefing.
Was hineingehört
- Ausgangslage: Wer Sie sind, was heute vorhanden ist und warum das Projekt jetzt ansteht. Anbieter kalkulieren Risiko ein; was unklar bleibt, wird teurer.
- Ziele: zwei bis vier Ergebnisse, die sich nach dem Start überprüfen lassen. Eine Funktionsliste ist kein Ziel.
- Leistungsumfang: was dazugehört, was ausdrücklich nicht dazugehört und wo Sie noch unsicher sind. Jede Anforderung erhält die Einstufung Muss oder Soll.
- Bestehende Systeme: Womit die neue Website Daten austauschen muss, wer diese Systeme betreut und ob es eine Dokumentation gibt.
- Budget: ein Rahmen oder eine Obergrenze.
- Angebotsformat: feste Gliederung, Seitenbegrenzung und eine Preistabelle mit denselben Zeilen für alle.
- Bewertungskriterien mit Gewichtung, damit Anbieter wissen, worauf es ankommt, und Sie sich später an Ihre eigenen Maßstäbe halten.
- Termine: Frist für Rückfragen, Abgabefrist, Präsentationen, Entscheidung, gewünschter Starttermin.
- Eine Ansprechperson und die Regel, dass Antworten auf Rückfragen an alle Bieter gehen.
Häufige Fehler
Wunschliste statt Leistungsumfang. Vierzig Funktionen ohne Rangfolge führen dazu, dass jeder Anbieter stillschweigend etwas anderes weglässt.
Das Budget verschweigen. Dahinter steht meist die Sorge, dass dann alle Angebote genau an der Obergrenze liegen. Selbst dann unterscheiden sie sich darin, was Sie für diesen Betrag bekommen, und genau das wollen Sie vergleichen.
Die Lösung vorgeben. Wer Technik und Seitenstruktur schon festschreibt, bezahlt Fachwissen und nutzt es nicht. Beschreiben Sie das Problem und die Rahmenbedingungen und lassen Sie die Anbieter ihre Wahl begründen.
Zu kurze Fristen. Lesen, Rückfragen stellen und kalkulieren braucht Zeit. Zwei Wochen sind knapp, drei bis vier Wochen sind für ein mittleres Projekt realistisch.
Zu viele Bieter. Ein ernsthaftes Angebot kostet einen Dienstleister mehrere unbezahlte Arbeitstage. Gute Anbieter fragen, wie viele Mitbewerber angeschrieben wurden, und sagen bei einer hohen Zahl ab.
Den Betrieb vergessen. Hosting, Wartung, Reaktionszeiten und die Rechte am Quellcode gehören in die Ausschreibung. Sie beeinflussen die Gesamtkosten über mehrere Jahre stärker als der Preis der Erstellung.
So verwenden Sie das Beispiel
Übernehmen Sie die Gliederung, ersetzen Sie Ausgangslage und Leistungsumfang durch Ihre eigenen Angaben und passen Sie die Gewichtung an. Versenden Sie das Dokument am selben Tag an alle Anbieter.
Das Beispiel zeigt eine formlose Ausschreibung eines privaten Unternehmens. Für öffentliche Auftraggeber gilt das Vergaberecht mit eigenen Verfahren und Fristen, und auch bei Projekten mit Fördermitteln können Vergabevorschriften greifen. Klären Sie das vor dem Versand mit Ihrer Vergabestelle oder einer Fachanwältin beziehungsweise einem Fachanwalt.
2 Beispiel
Die Ausschreibung stammt von einem erfundenen Hersteller von Messtechnik, der seine Website mit Produktkatalog und Händlerbereich neu aufbauen lässt. Unternehmen, Personen und alle Zahlen einschließlich des Budgets sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.
Ausschreibung: Neuaufbau der Website mit Produktkatalog und Händlerbereich
Elbenrath Messtechnik GmbH, versandt am 4. Mai
1. Ausgangslage
Die Elbenrath Messtechnik GmbH entwickelt und fertigt mit 85 Beschäftigten Druck- und Temperatursensoren für den Maschinenbau. Der Vertrieb läuft über 22 Handelspartner in sieben Ländern. Unsere Website ist acht Jahre alt. Datenblätter werden von Hand als PDF hochgeladen und sind häufig veraltet. Handelspartner fordern Preislisten und Zertifikate per E-Mail an; der Innendienst beantwortet dazu rund 60 Anfragen pro Woche.
2. Ziele
- Handelspartner laden Preislisten, Zertifikate und Datenblätter selbst herunter.
- Produktdaten kommen aus unserem ERP-System und werden nur dort gepflegt.
- Marketing pflegt Seiten und Meldungen ohne Hilfe der IT.
3. Leistungsumfang
Muss:
- Etwa 50 Inhaltsseiten auf Deutsch und Englisch, Übernahme der bestehenden Texte
- Produktkatalog mit rund 1.200 Artikeln, Filter nach Messbereich, Anschluss und Schutzart
- Täglicher Import der Produktdaten aus dem ERP (REST-Schnittstelle vorhanden, Dokumentation in Anlage 2)
- Geschützter Händlerbereich mit Anmeldung, Dokumentenablage und länderabhängigen Preislisten
- Redaktionsrollen für fünf Personen
- Hosting und Wartung für 36 Monate
Soll:
- Produktvergleich für bis zu vier Artikel
- Dritte Sprache Französisch
Nicht Teil des Auftrags: Onlineshop mit Bezahlung, neues Erscheinungsbild, Übersetzungen.
4. Rahmenbedingungen
Hosting in einem Rechenzentrum in der EU. Die Anmeldung im Händlerbereich muss eine Zwei-Faktor-Anmeldung unterstützen. Das ERP bleibt unverändert.
5. Budget
Für die Erstellung aller Muss-Leistungen stehen höchstens 72.000 Euro netto zur Verfügung. Soll-Leistungen bitte getrennt ausweisen.
6. Form des Angebots
Höchstens 15 Seiten als PDF, in dieser Reihenfolge:
- Ihr Verständnis der Aufgabe und die Risiken, die Sie sehen
- Lösungsvorschlag und Technik mit Begründung
- Projektplan mit Meilensteinen und unseren Mitwirkungspflichten
- Projektteam mit Rollen
- Zwei vergleichbare Projekte mit Ansprechperson
- Preistabelle: je eine Zeile pro Muss- und Soll-Leistung, monatliche Kosten für Hosting und Wartung, Stundensatz für Änderungen
- Regelung zu Nutzungsrechten am Quellcode und Ihre Vertragsbedingungen
7. Bewertung
- Aufgabenverständnis und Qualität der Lösung: 35 Prozent
- Gesamtpreis über 36 Monate einschließlich Betrieb: 25 Prozent
- Erfahrung und Referenzen: 20 Prozent
- Projektplan und Team: 10 Prozent
- Wartungsbedingungen und Reaktionszeiten: 10 Prozent
8. Termine
- Rückfragen per E-Mail bis 15. Mai; die Antworten gehen am 20. Mai an alle Bieter
- Abgabe der Angebote bis 5. Juni, 12 Uhr
- Präsentation der drei bestplatzierten Bieter am 16. und 17. Juni
- Entscheidung bis 26. Juni
- Gewünschter Start der neuen Website: 15. Januar
9. Kontakt
Wir haben vier Anbieter angeschrieben. Rückfragen und Angebote richten Sie bitte ausschließlich an Dorothea Kallmeyer, Leitung Marketing, ausschreibung@elbenrath-messtechnik.example.
3 Für wen das relevant ist
Einkaufsleitung
Sie erhalten eine Gliederung, die Angebote vergleichbar macht: festes Angebotsformat, Preistabelle mit identischen Zeilen für alle Bieter und gewichtete Kriterien, mit denen Sie die Entscheidung intern begründen können.
Marketingleitung
Sie sehen, wie aus der Wunschliste für einen Relaunch überprüfbare Ziele, ein Umfang mit Muss und Soll und klare Abgrenzungen werden, sodass alle Anbieter dasselbe Projekt kalkulieren.
IT-Leitung
Sie finden die Stellen, an denen bestehende Systeme, Schnittstellen, Hosting-Vorgaben und Wartung beschrieben werden müssen, damit technische Risiken im Angebot stehen und nicht erst im Projekt auftauchen.
4 Fragen und Antworten
Sollte das Budget in der Ausschreibung stehen?
Ja, mindestens als Rahmen oder Obergrenze. Ohne Angabe bietet ein Dienstleister eine einfache Website an und ein anderer eine individuelle Plattform, und die Angebote lassen sich nicht vergleichen. Wenn Sie wirklich keine Zahl nennen können, lassen Sie zwei oder drei klar beschriebene Ausbaustufen getrennt kalkulieren.
Wie viele Anbieter sollten wir anschreiben?
Drei bis fünf. Weniger ergibt keinen Vergleich, mehr kostet Sie Tage an Lesearbeit und signalisiert jedem Bieter eine geringe Chance. Nennen Sie die Zahl in der Ausschreibung. Ein kurzes Telefonat vor dem Versand klärt, ob der Anbieter Interesse und freie Kapazität hat.
Worin unterscheidet sich eine Ausschreibung von einem Lastenheft?
Das Lastenheft beschreibt nur die Anforderungen. Die Ausschreibung regelt zusätzlich den Wettbewerb: Angebotsformat, Bewertungskriterien mit Gewichtung, Rückfragerunde und verbindliche Fristen. Bei größeren Projekten wird das Lastenheft der Ausschreibung als Anlage beigefügt.
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