Beispiel für ein Website-Briefing

1 Überblick

Ein Website-Briefing ist das kurze Dokument, das Sie an Entwicklerinnen, Entwickler oder Agenturen schicken, bevor jemand ein Angebot schreibt. Es umfasst ein bis zwei Seiten und beantwortet die Fragen, die im ersten Gespräch ohnehin gestellt werden: Was wollen Sie erreichen, für wen, wie viel soll entstehen, was steht fest, wie viel können Sie ausgeben und bis wann muss die Website online sein? Ein Briefing ist kein Lastenheft. Es soll einem Anbieter in zehn Minuten zeigen, ob das Projekt zu ihm passt, und Ihnen Antworten liefern, die sich vergleichen lassen.

Was ein Briefing enthalten muss

• Über Sie: zwei, drei Sätze dazu, was Ihr Unternehmen macht und wer für das Projekt verantwortlich ist.
• Anlass: der Grund für das Projekt. Ein veraltetes Erscheinungsbild, ein System, das niemand mehr pflegen kann, ein neues Angebot, zu wenige Anfragen.
• Ziele: Was soll nach dem Start anders sein? Am besten mit einer Zahl, die Sie heute schon messen.
• Zielgruppe: Wer besucht die Website, was sucht diese Person und mit welchem Gerät?
• Umfang: Seiten, Funktionen und Sprachen, getrennt nach notwendig und wünschenswert.
• Rahmenbedingungen: was feststeht, etwa ein vorhandenes Erscheinungsbild, die Domain, ein Terminwerkzeug oder ein System, das Ihr Team bereits kennt.
• Inhalte: Wer liefert Texte und Fotos? Hier entstehen die meisten Verzögerungen.
• Budgetrahmen: eine Spanne, keine einzelne Zahl.
• Zeitplan: der gewünschte Starttermin und der Grund dafür.
• Ablauf: Wer entscheidet, wie viele Anbieter Sie anfragen und bis wann Sie eine Antwort erwarten.

Warum das Budget ins Briefing gehört

Viele Auftraggeber nennen kein Budget, weil sie befürchten, dass dann jedes Angebot genau auf dieser Summe landet. In der Praxis ist das umgekehrte Problem häufiger: Ohne Rahmen kalkuliert ein Anbieter eine Website auf Basis einer fertigen Vorlage und ein anderer eine individuelle Entwicklung, und beides lässt sich nicht vergleichen. Eine Spanne zeigt, welche Art von Lösung vorgeschlagen werden soll. Wenn Sie wirklich keine Vorstellung haben, schreiben Sie das und bitten Sie um eine kleine, eine mittlere und eine große Variante.

Häufige Fehler

• Die Lösung beschreiben statt das Ziel. Hinter „Wir brauchen einen Slider auf der Startseite“ steht vielleicht der Wunsch, drei Leistungen auf einen Blick zu zeigen.
• Ein Ziel, das sich nicht prüfen lässt. „Ein moderner Auftritt“ ist Geschmack. „Doppelt so viele Angebotsanfragen über die Website“ ist ein Ziel.
• Alle Wünsche haben dieselbe Priorität. Kennzeichnen Sie, was zum Start nötig ist und was später folgen kann.
• Die Zeit nach dem Start fehlt. Schreiben Sie, wer Inhalte pflegt und ob Sie Wartung, Hosting und Betreuung vom selben Anbieter erwarten.
• Niemand ist als entscheidende Person benannt. Müssen drei Personen zustimmen, plant der Anbieter mehr Abstimmungsrunden ein, und das wirkt sich auf Preis und Termin aus.
• Eine Liste von Websites, die Ihnen gefallen, ohne zu sagen, was genau Ihnen daran gefällt.

So nutzen Sie das Beispiel

Ersetzen Sie die Inhalte durch Ihre eigenen und halten Sie jeden Abschnitt kurz. Können Sie einen Abschnitt nicht ausfüllen, schreiben Sie, dass der Punkt offen ist. Eine ehrliche Lücke hilft mehr als eine Vermutung. Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Briefing und bitten Sie darum, ausdrücklich zu nennen, was im Preis nicht enthalten ist. Bei einer größeren Webanwendung ist das Briefing der erste Schritt; das Lastenheft folgt, sobald Sie sich für einen Partner entschieden haben. Die Zahlen im Beispiel sind zur Veranschaulichung erfunden und kein Preisrichtwert. Impressum, Datenschutzerklärung und Einwilligungen lassen Sie rechtlich prüfen.

2 Beispiel

3 Für wen das relevant ist

4 Fragen und Antworten

Wie lang sollte ein Website-Briefing sein?

Ein bis zwei Seiten. Das Briefing soll in zehn Minuten lesbar sein und Ziele, Zielgruppe, Umfang, Rahmenbedingungen, Budgetrahmen und Zeitplan abdecken. Einzelheiten wie der genaue Seitenaufbau oder Formularfelder gehören nicht hinein; sie erarbeiten Sie mit dem Anbieter, für den Sie sich entscheiden.

Soll ich mein Budget im Briefing wirklich nennen?

Ja, als Spanne. Ohne diese Angabe raten Anbieter, welche Größenordnung Sie erwarten, und die Angebote lassen sich nicht vergleichen. Eine Spanne verpflichtet Sie nicht, den oberen Wert auszugeben. Bitten Sie zusätzlich darum, notwendige und wünschenswerte Teile getrennt auszuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Briefing und einem Lastenheft?

Das Briefing ist ein kurzer Überblick für die erste Anfrage und für grobe Angebote. Ein Lastenheft ist ausführlicher, nummeriert jede Anforderung und legt Abnahmekriterien fest; es dient als Vertragsgrundlage. Für eine einfache Unternehmenswebsite genügt oft das Briefing, für eine Webanwendung brauchen Sie beides.

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